SOLUCIONES
Soluciones probadas para lograr sus objetivos
Las soluciones que ofrecemos han sido implementadas con éxito con clientes de diferentes sectores comerciales.
PORTAL DE RECEPCIÓN
Antecedentes. Las autoridades tributarias vienen forzando a los contribuyentes a ser parte del proceso de fiscalización, no solo de los documentos recibidos, sino también acerca de la situación fiscal de los proveedores (Lista Negra, EFOS/EDOS, materialidad). Fallar en esta tarea podría convertir el costo de los proveedores en gastos no deducibles y no acreditables, e inclusive la clasificación como EDOS y/o la cancelación de los sellos fiscales y demás impactos comerciales.
Beneficios. Nuestra solución basada en la nube proporciona un portal electrónico para los proveedores, en el que pueden cargar sus documentos fiscales siguiendo un conjunto de validaciones. Primero, tanto el proveedor como el documento se validan con los registros del SAT, luego el documento se entrega al ERP. Si el ERP es SAP, el documento cargado también se compara con el detalle de la Orden de Compra y la recepción del material en el caso de facturas, la factura original en el caso de notas de crédito/débito y el detalle de Pago en el caso de Recibo de Pago CFDi. En el caso del nuevo complemento Carta Porte, nuestra solución se puede configurar para identificar a los proveedores de transportistas para asegurar que este complemento exista en el documento fiscal recibido.
Nuestra solución automatiza la recepción, validación y procesamiento de las facturas hasta la contabilización del documento en el ERP, además de marcar los documentos fuera de los umbrales para la gestión de excepciones.
FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
Antecedentes. La legislación en México requiere que todos los documentos fiscales se presenten a las autoridades fiscales y se sellen electrónicamente antes de que puedan ser procesados por los contribuyentes.
Esto significa que cada factura, nota de crédito, nota de débito e inclusive la recepción de pagos debe estar certificada ante las autoridades. Dependiendo de la línea de negocio se deben agregar algunos complementos (Ej. Comercio Internacional, Carta Porte, Aerolíneas, Leyendas Fiscales, Abogado Público, Servicios de Construcción Parcial, Venta de Automóviles, entre otros); es también necesario el uso de catálogos publicados por la autoridad y la aplicación de complejas validaciones.
Nuestro sólido conocimiento en SAP nos permite extraer los datos para preparar los XMLs de CFDi 4.0 y sus complementos de acuerdo con los nuevos requerimientos; esto pude ser sobre un ambiente Z, o si se tiene instalado, actualizando el módulo SAP PI (Process Integration).
Beneficios. Tanto si su configuración SAP tiene un CFDi estándar implementado como si no, nuestros consultores certificados pueden desarrollar la extracción de información, así como los catálogos y validaciones en constante cambio necesarios para preparar el XML CFDi incluyendo los complementos y anexos requeridos por el negocio. Además de la certificación de documentos ante las autoridades fiscales, nuestra solución actualiza el UUID en el documento SAP, mientras que el documento certificado se almacena en nuestra bóveda fiscal en la nube. Los metadatos de estos documentos se pueden utilizar posteriormente para la conciliación y nuestra solución de contabilidad electrónica.
PROVEEDORES ESPECIALIZADOS
El gobierno de México ha estado trabajando en la dirección de eliminar el modelo de subcontratación del mercado laboral. A partir de las últimas modificaciones de la Ley al respecto, se prohÃbe la subcontratación de mano de obra relacionada con la actividad económica principal.
Además, cualquier otra actividad a subcontratar requiere un esfuerzo adicional por parte del cliente y del proveedor.
El principal cambio para el proveedor es darse de alta ante la STPS (SecretarÃa del Trabajo y Previsión Social), pero para el cliente el cambio es más arriesgado ya que se convierte en un responsable conjunto con el proveedor en relación a las obligaciones con los empleados del proveedor.
Para reducir riesgos es necesario que el cliente solicite y valide que el proveedor ha cumplido con sus obligaciones. Por lo tanto, debe solicitar al proveedor toda la documentación de respaldo para asegurar que su Nómina, IMSS, Infonavit e IVA estén en cumplimiento, además del monitoreo de contrato válido, registro STPS y credenciales fiscales.
Nuestra solución, además de realizar un seguimiento y seguimiento de toda la información requerida del proveedor, es capaz de recibir, validar e integrar en el ERP. las facturas de servicio del Proveedor Especializado
CONTABILIDAD ELECTRONICA
Desde julio de 2014, los contribuyentes tienen la obligación de presentar mensualmente este requisito a las Autoridades Tributarias.
Nuestra solución puede recuperar de SAP las entradas de diario de los diferentes módulos de SAP, vincular la información con los UUID de CFDi y preparar los archivos de acuerdo con la estructura del SAT y las pautas de mapeo.
CUMPLIMIENTO DE MATERIALIDAD
Además de todos los esfuerzos de revisión de las autoridades fiscales, las nuevas regulaciones están dando a los clientes la responsabilidad de revisar también la situación fiscal de los proveedores. En el escenario actual, si el cliente no verifica la condición fiscal del proveedor, la vigencia de la factura, la vigencia de los contratos y registros de REPSE, la inclusión del complemento Carta Porte de los proveedores de transportistas, e incluso la capacidad del proveedor para brindar los materiales o servicios que se están comprando el costo de la compra se convertirÃa en no deducible y no acreditable
En términos de asegurar que el proveedor tenga la materialidad para brindar los servicios, varios documentos comerciales pueden aceptarse como prueba, pero solo si están sellados con una firma electrónica válida.
Nuestra solución valida y realiza un seguimiento de toda la evidencia de respaldo, y en el caso de otros documentos comerciales ofrecemos la funcionalidad de agregar un sello electrónico por parte de un proveedor autorizado.